Hlutverk og heimildir
Verksvið í teymi: innbyggð hlutverk, sjálfgefin hlutverk sem eru tilbúin í upphafi, eigin hlutverk með völdum heimildum og hvernig þeim er úthlutað til meðlima.
Innbyggð hlutverk
Í hverju teymi eru þrjú innbyggð hlutverk. Verksvið þeirra er fast.
- Eigandi – aðgangurinn sem stofnaði teymið. Hann hefur fullan aðgang og getur einn eytt teyminu; áskrift teymisins og punktar þess koma af aðgangi hans.
- Stjórnandi – fullur aðgangur að teyminu: heiti þess og lýsing, að bjóða meðlimum og fjarlægja þá, hlutverk, allar auglýsingar og nýbyggingar, viðskiptavinir, verkefni og fundadagatalið.
- Meðlimur – hlutverkið sem er veitt sjálfgefið. Það leyfir viðkomandi að sjá um eignir sem hann hefur sjálfur bætt við; hann sér auglýsingar annarra en getur hvorki breytt þeim né stjórnað teyminu.
Eigandi og stjórnendur bera merkið „Fullur aðgangur“.
Sjálfgefin hlutverk
Á síðunni „Hlutverk“ eru sjö sjálfgefin hlutverk í nýju teymi, flokkuð í þrjá hópa:
- Auglýsingar og nýbyggingar – Sölufulltrúi auglýsinga, Umsjónaraðili auglýsinga, Ritstjóri auglýsinga og Umsjónaraðili nýbygginga.
- Viðskiptavinir og sala – Ráðgjafi viðskiptavina og Sölustjóri.
- Skrifstofa – Móttaka.
Undir heiti hvers hlutverks stendur ein setning um starf þess sem fær það, og allar heimildir þess birtast þegar smellt er á augntáknið. Ekkert sjálfgefnu hlutverkanna leyfir að eyða neinu – það er áfram í höndum stjórnandans.
Heimildum sjálfgefinna hlutverka er breytt í sama glugga og heimildum eigin hlutverka, og hlutverk sem fyrirtækið hefur breytt ber upp frá því merkið „Aðlagað“ í stað „Sjálfgefið“. Hlutverki sem fyrirtækið hefur ekki not fyrir er einfaldlega eytt.
Hnappurinn „Endurheimta sjálfgefin hlutverk“ færir aftur sjálfgefin hlutverk sem hafa verið fjarlægð úr teyminu. Hlutverk sem þegar eru í teyminu – líka þau sem hafa verið aðlöguð – haldast óbreytt. Breytingar á einstöku hlutverki eru afturkallaðar með örinni við hlutverk merkt „Aðlagað“: hún endurheimtir heimildirnar sem hlutverkið var stofnað með.
Hver meðlimur sér heiti sjálfgefins hlutverks á því tungumáli sem hann notar vefinn á.
Hlutverkin Sölufulltrúi auglýsinga, Umsjónaraðili auglýsinga og Ráðgjafi viðskiptavina kveikja á merkinu „Sölufulltrúi“ hjá viðkomandi – án þess er hvorki hægt að bóka eigin fundi né taka við auglýsingum til umsjónar. Þótt hlutverkið sé tekið af viðkomandi hverfur merkið ekki; slökkt er á því í meðlimayfirlitinu.
Eigin hlutverk
Þegar ekkert sjálfgefnu hlutverkanna lýsir starfi einhvers stofnar teymið eigið hlutverk á síðunni „Hlutverk“ í hlutanum „Umsjón fyrirtækis“.
- Veldu „Nýtt hlutverk“ og sláðu inn heiti hlutverksins, til dæmis „Starfsnemi“.
- Merktu við heimildirnar; við hverja þeirra stendur stutt lýsing á því sem hún leyfir.
- Vistaðu hlutverkið. Eigandi nokkurra teyma getur stofnað það í þeim öllum í einu.
Heimildirnar ná meðal annars til þess að breyta auglýsingum teymisins, birta þær og setja í geymslu, úthluta sölufulltrúum á auglýsingar, vinna með nýbyggingar, sjá alla viðskiptavini og öll verkefni, allan árangurslista sölufulltrúa, sniðmát svara og að bjóða meðlimum. Aðgangur að öllum nýbyggingum í einu er aðeins á hendi eiganda og stjórnenda; sá sem sér alla viðskiptavini sér þó áhugasama um hverja nýbyggingu.
Dæmi: aðstoðarmanneskja á skrifstofu
Fasteignasala stofnar hlutverkið „Aðstoðarmanneskja“ með heimildum til að birta auglýsingar, úthluta sölufulltrúum og sjá alla viðskiptavini. Aðstoðarmanneskjan heldur eignum alls teymisins í röð og reglu og skiptir þeim milli sölufulltrúa, en getur samt hvorki eytt auglýsingum né boðið nýju fólki.
Heiti hlutverks er ekki hægt að breyta, heimildum þess hvenær sem er. Þegar hlutverki er eytt missa allir sem höfðu það heimildir þess, og ekki er hægt að afturkalla eyðinguna.
Eigandi og stjórnendur teymisins breyta sjálfgefnum hlutverkum og eigin hlutverkum.
Úthlutun hlutverka
Hlutverk má velja strax í boðsglugganum – annað en Meðlimur getur aðeins eigandi eða stjórnandi valið; aðrir sem bjóða, til dæmis með hlutverkið Móttaka, bjóða meðlimum. Síðar er hlutverkinu breytt í meðlimayfirliti teymisins, í skipuriti fyrirtækisins.
- Með skipuninni „Breyta hlutverki“ í valmyndinni við einstakling er hægt að velja hlutverkið Meðlimur eða Stjórnandi. Hlutverk eiganda er hvorki hægt að veita né taka af neinum.
- Hnappurinn „Hlutverk“ við meðlim opnar gluggann „Úthluta hlutverkum í teyminu“. Þar er hakað við eitt eða fleiri sjálfgefin hlutverk eða eigin hlutverk; heimildum þeirra er bætt við hlutverkið Meðlimur.
Hlutverk gilda innan eins teymis: einstaklingur sem vinnur í tveimur teymum getur haft ólíkt verksvið í hvoru þeirra. Merkið „Sölufulltrúi“ er ekki hlutverk heldur sérstakur rofi í meðlimayfirlitinu.