Skrá yfir viðskiptavini

Hver fyrirspurn sem send er úr auglýsingu stofnar spjald fyrir sendandann eða bætir samtalinu við spjaldið sem fyrir er; fólk er þekkt á netfanginu. Fundur þar sem netfang viðskiptavinarins er fyllt út virkar á sama hátt.

Einstaklingi sem kom ekki í gegnum vefinn, til dæmis kaupanda sem var vísað á fyrirtækið, er bætt við með hnappnum „Bæta við viðskiptavini“; ef netfangið er þegar á skrá býður vefurinn spjaldið sem fyrir er.

Í teymi hefur hvert spjald ábyrgan sölufulltrúa: þann sem fékk fyrstu fyrirspurn viðkomandi, hélt fund með viðkomandi eða stofnaði spjaldið handvirkt. Ábyrgi sölufulltrúinn sér símanúmer, netfang, athugasemdir og alla söguna; aðrir meðlimir sjá einstaklinginn og stig samtalsins, en engar samskiptaupplýsingar.

Ef sami einstaklingur skrifar öðrum sölufulltrúa sýnir spjaldið bæði samtölin, og fyrsti sölufulltrúinn er áfram ábyrgur. Hægt er að afhenda spjald samstarfsfélaga; spjöld sölufulltrúa sem hefur hætt í teyminu safnast undir síuna „Enginn ábyrgur sölufulltrúi“.

Vinna með skrá yfir viðskiptavini í teymi lýtur sérstökum heimildum:

• Bæta við viðskiptavinum: stofna spjöld handvirkt.
• Sjá alla viðskiptavini: allar upplýsingar á hverju spjaldi teymisins.
• Færa viðskiptavini til annarra: breyta ábyrgum sölufulltrúa og tegund viðskiptavinar.
• Eyða viðskiptavinum: setja í geymslu og eyða spjöldum sem aðrir sjá um, ásamt því að sjá alla viðskiptavini. Ábyrgir sölufulltrúar setja sín eigin spjöld í geymslu og eyða þeim sjálfir.
• Flytja inn viðskiptavini: hlaða upp lista úr skrá, sem lýst er í kaflanum „Innflutningur viðskiptavina úr skrá“.

Listinn raðar spjöldum eftir nýjustu samskiptum, og smellur á línu opnar spjaldið til hliðar á skjánum. Efst eru upplýsingarnar, sem breyta má á staðnum: fullt nafn, tegund einstaklings, ábyrgur sölufulltrúi, samskiptaupplýsingar og einkaathugasemdir; tegundinni og ábyrga sölufulltrúanum breytir sá sem má færa viðskiptavini til annarra.

Á spjaldinu er líka safnað saman:

• Samtöl: allar fyrirspurnir viðkomandi, með stigi hvers samtals.
• Fundir: liðnir og væntanlegir, með hlekk á dagatalið.
• Verkefni: mál sem varða viðkomandi, opin og nýlega lokin; nýjum er bætt við með hnappnum fyrir neðan listann.
• Athugasemdir: allt sem skráð hefur verið á fundum og í verkefnum með viðkomandi, á einum stað, það nýjasta fyrst. Athugasemdir frá fundum sem einhver annar stýrði sjá aðeins þeir sem hafa heimildina „Stýra öllum fundum“.
• Eignir: auglýsingarnar sem viðkomandi spurðist fyrir um; hver þeirra opnast í forskoðun án þess að spjaldinu sé lokað.

Hægt er að bóka fund beint af spjaldinu. Úrelt spjald er sett í geymslu eða því eytt; eyðing fjarlægir athugasemdir þess, en samtöl og fundir verða eftir.

Spjöld kaupenda og leigjenda hafa líka flipann „Samsvaranir“ með leitarskilyrðum þeirra og auglýsingum sem passa við þau; honum er lýst í sérstökum kafla.

Skrá yfir viðskiptavini er hluti af greiddum áskriftarleiðum. Í teymi geta allir meðlimir notað hana; á eigin aðgangi fylgir hún áskrift.